El Contrato de Servicios Base Cero

Si aceptamos el hecho de que una empresa o Administración Pública que elabora sus presupuestos anuales en Base Cero, es un ejemplo de rigor y control en tiempos de escasez de unos recursos que conviene asignar al milímetro. Si sabemos también que esta herramienta nos ayuda a reconocer lo necesario y prescindir de lo superfluo: ¿por qué, ni empresas ni Administraciones, hacen lo mismo a la hora de presupuestar sus servicios auxiliares o sus servicios públicos externalizados? Con el riesgo que supone generalizar, comprobamos como, lo habitual es asumir importantísimas partidas presupuestarias como inamovibles, mientras se analizan correcta y detalladamente otros procesos o áreas (material de oficina, viajes, comidas, vehículos, seguros, etc.)

El Zero Based Budgeting o Presupuesto Base Cero (PBC), en el ámbito de la gestión presupuestaria pública o privada, es un método ideado por Peter Pyhrr en 1.970. Desde la empresa Texas Instruments se fue extendiendo a otras y sobre todo, (con algún fracaso por medio) al ámbito de la Administración Americana del entonces presidente Carter. Es una técnica presupuestaria que compite en esencia con el otro sistema al uso, mucho más cómodo, el llamado  incrementalista. Al PBC se le conoce también como presupuesto por áreas o por programas.

¿En qué se basa un PBC? Pues en algo tan racionalmente básico como cuestionarse todo lo anterior. No dar NUNCA por buena la asignación de recursos de ejercicios anteriores si no se justifica su necesidad con el mayor grado de detalle posible. Se realiza una reevaluación periódica de todas las actividades, programas, o centros de coste partiendo de “cero”. Permite identificar nuevas necesidades y descartar otras ya no tan necesarias. Nadie duda de que requiere un gran conocimiento del “negocio”, programa o área de trabajo, ni de que exige también mucho trabajo en equipo, integración, discusión y reflexión (es decir: tiempo), pero funciona. Sin duda requiere mucho mas esfuerzo e imaginación que incrementar un IPC a la misma partida del año anterior, o reducir un 2% porque “algo hay que apretar” en algún sitio…

Junio, al igual que diciembre, suele ser un mes de alta densidad de finalizaciones de contratos de servicios y este semestre completo aporta ya datos interesantes. Mi obligación profesional, desde la responsabilidad en una empresa de servicios, era -como es lógico- intentar optimizar mi actividad comercial (o sea: contratar). Para ello era fundamental controlar lo más posible el vencimiento de los contratos de servicios (limpieza, seguridad, mantenimiento, jardinería, etc.) que mi competencia tenía con aquellos clientes objetivo dentro de mi Plan de Acción Comercial (y, claro está, intentar quitárselos). Guiado por una curiosidad digamos que “malsana”, dentro de mi nueva etapa como consultor se me ocurrió estos días preguntar por tres de esos contratos “fichados” (todos de más de 300.000 €/año) de mi etapa anterior, a otros tantos responsable de empresas gallegas de cierta relevancia. En los tres casos, el mismo contrato se había prorrogado “un año mas”.

¿Respuesta esperada? Sí. ¿Comprensible? También. ¿Obligada? Es posible. ¿Necesaria? Nunca. ¿Mal menor? Quizá. ¿Falta de tiempo? Lo más probable.

Estoy absolutamente convencido de que, de haber aplicado la técnica del “Proyecto Base Cero” a esos contratos, habrían detectado lo verdaderamente necesario y descubierto lo superfluo. Y posiblemente habrían conseguido ahorros de dos dígitos cuando la media anual del ahorro conseguido por las centrales de compras en España en servicios de limpieza, por ejemplo, no llega al 7%. Veamos los datos del ahorro que una central de compras como ENEAS, dice haber conseguido, como media, para diferentes sectores de actividad. Tomemos estos datos como argumento de venta y dejémoslos en cuarentena.

Telecomunicaciones 40%
Publicidad y Marketing 12%
Electricidad (alta tensión) 10%
Seguridad y Vigilancia 8%
Limpieza industrial 7%
Mensajería 10%
Transporte y Logística 5%
Envases y Packaging 5%
Servicios informáticos 10%
Viajes 9%
Productos químicos 5%
Seguros 15%
Transporte de fondos 30%

Fuente Eneas 2.012

También estoy convencido de que la Administración Pública puede rediseñar todos sus servicios cuando procede a una nueva licitación (¿de verdad es necesario recoger la basura seis o siete días por semana? ¿Es necesario un vigilante armado en una biblioteca o un mercado? ¿Tienen que ser todas las rutas de recogida de basura iguales todas las noches?…). ¿Por qué cuesta tanto reevaluar los servicios si YA SE HACEN PRESUPUESTOS EN BASE CERO EN OTRAS ÁREAS?

Creo absolutamente en que contratar un servicio en Base Cero (con dificultades, por supuesto, nadie lo niega) es la vía para conseguir lo más adecuado a nuestras necesidades y lo más ventajoso económicamente, pero todo buen comprador de servicios debe empezar por los cimientos: preguntarse cuáles son sus verdaeras necesidades y cuantas vías diferentes existen para cubrirlas con garantías.

 

Foto: Stock market | 401(K) 2012